Power Automate approbation : créer un circuit de validation

Pour créer une approbation dans Power Automate, ajoutez à un flux de cloud l’action « Démarrer et attendre une approbation » du connecteur Approbations. Vous choisissez un type d’approbation (premier à répondre, tout le monde doit approuver, réponses personnalisées ou approbation séquentielle), les approbateurs et le contenu de la demande. Le flux se met en pause jusqu’à la décision, puis une Condition sur le résultat oriente la suite : notification, mise à jour d’une liste, archivage. Les approbateurs répondent depuis Outlook, Microsoft Teams ou le centre d’action Power Automate.

Comment fonctionne une approbation dans Power Automate ?

Un circuit d’approbation repose toujours sur la même mécanique :

un déclencheur : une demande est créée (élément de liste SharePoint, réponse Microsoft Forms, bouton dans une application Power Apps…) ;
l’action Démarrer et attendre une approbation, qui envoie la demande et met le flux en attente ;
une Condition sur le Résultat de l’approbation ;
des actions différentes selon que la demande est approuvée ou rejetée.

Le connecteur Approbations propose aussi deux actions séparées, Créer une approbation et Attendre une approbation, utiles quand vous voulez faire autre chose entre l’envoi et l’attente (par exemple enregistrer le lien de la demande dans la liste).

Les approbations sont stockées dans Dataverse. Dans l’environnement par défaut, la base nécessaire est créée automatiquement. Dans un autre environnement, elle est provisionnée lors de la première utilisation, ce qui demande un rôle administrateur sur l’environnement à la personne qui exécute le premier flux.

Quels sont les types d’approbation ?

Le choix du type détermine quand le flux reprend la main. C’est le paramètre le plus important du circuit.

Type d’approbation	Réponses possibles	Le flux continue…	Exemple d’usage
Approuver/Rejeter – Premier à répondre	Approuver ou Rejeter	dès la première réponse	Une demande traitée par l’un des membres d’une équipe
Approuver/Rejeter – Tout le monde doit approuver	Approuver ou Rejeter	quand tous ont répondu, ou dès le premier rejet	Un contrat validé par le juridique et la direction
Réponses personnalisées – Attendre une réponse	Options que vous définissez	dès la première réponse	« Accepté », « À revoir », « Refusé »
Réponses personnalisées – Attendre toutes les réponses	Options que vous définissez	quand tous ont répondu	Un vote ou une consultation
Approbation séquentielle	Approuver ou Rejeter	quand tous les approbateurs ont répondu, l’un après l’autre	Manager, puis service achats, puis direction financière

Premier à répondre ou tout le monde doit approuver ?

Avec Premier à répondre, vous désignez plusieurs approbateurs, mais un seul suffit : pratique pour une boîte de demandes partagée par une équipe, afin d’éviter qu’une absence bloque tout. Avec Tout le monde doit approuver, chaque approbateur doit approuver. Un seul rejet suffit à arrêter l’attente.

Et l’approbation séquentielle ?

L’approbation séquentielle envoie la demande aux approbateurs un par un, dans l’ordre défini. Chacun doit répondre avant que la demande passe au suivant. C’est la réponse au circuit hiérarchique classique : le manager d’abord, puis la direction.

Vous pouvez aussi construire un circuit à plusieurs niveaux en enchaînant plusieurs actions « Démarrer et attendre une approbation », chacune dans la branche « Si oui » de la précédente. Cette méthode est plus longue à écrire, mais elle permet d’adapter le message, les conditions ou les notifications à chaque étape.

Où les approbateurs répondent-ils : Teams ou Outlook ?

Une fois la demande envoyée, l’approbateur peut répondre :

dans Outlook, directement depuis l’e-mail de demande, avec les boutons Approuver et Rejeter et un champ de commentaire ;
dans Microsoft Teams, via une carte interactive et l’application Approbations, qui centralise les demandes reçues et envoyées ;
dans le centre d’action Power Automate, rubrique Approbations.

La décision prise à un endroit est la même partout : pas de doublon à gérer. Pour un public peu familier de Power Automate, Teams est souvent l’option la mieux adoptée, car les demandes arrivent là où les équipes travaillent déjà.

Exemple : un circuit de demande de congés

Prenons une liste SharePoint « Demandes de congés » avec les colonnes Date de début, Date de fin, Motif, Manager (personne) et Statut (choix : En attente, Approuvée, Refusée).

Déclencheur : SharePoint Lorsqu’un élément est créé, sur la liste des congés.
Démarrer et attendre une approbation :
- Type d’approbation : Approuver/Rejeter – Premier à répondre ;
- Titre : Congés de + Créé par DisplayName ;
- Assigné à : Manager Email ;
- Détails : les dates et le motif. Le champ accepte le Markdown, pratique pour mettre en forme :
```
**Du** @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/DateDebut'], 'dd/MM/yyyy')}
**au** @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/DateFin'], 'dd/MM/yyyy')}
```
- Lien de l’élément : Lien vers l’élément, pour consulter la demande d’origine.
Condition : Résultat est égal à Approve. La valeur à comparer est en anglais (Approve ou Reject), quelle que soit la langue de l’interface. C’est une erreur très fréquente.
Branche « Si oui » : Mettre à jour l’élément avec Statut = Approuvée, puis Envoyer un e-mail (V2) au demandeur.
Branche « Si non » : Statut = Refusée, et un e-mail qui reprend le commentaire du manager.

Pour récupérer ce commentaire, utilisez la sortie Réponses de l’approbation. Comme il peut y avoir plusieurs réponses, Power Automate place automatiquement une boucle « Appliquer à chacun » lorsque vous insérez Commentaires.

Pour l’envoi de l’e-mail de confirmation, notre article envoyer un mail automatique depuis SharePoint détaille le contenu dynamique et les expressions de date.

Variante : une demande d’achat à deux niveaux

Pour une demande d’achat, ajoutez une condition sur le montant avant l’approbation : sous un seuil fixé par votre politique interne, le manager valide seul ; au-dessus, une approbation séquentielle fait intervenir le manager puis la direction financière. La règle métier reste lisible dans le flux et se modifie en un seul endroit.

Si les demandes doivent être saisies dans une vraie interface, avec contrôles de saisie et calculs, une application Power Apps fait office de formulaire et Power Automate gère la validation : voyez notre comparatif Power Apps ou Power Automate.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Prévoir l’absence de réponse. Une exécution de flux de cloud ne peut pas dépasser 30 jours : passé ce délai, l’approbation en attente expire. Dans les Paramètres de l’action, fixez un délai d’expiration plus court au format ISO 8601 (par exemple P7D pour sept jours). Ajoutez ensuite une action configurée pour s’exécuter après « a expiré » (Configurer l’exécution après) : relance, escalade ou clôture de la demande.
Tracer la décision. Écrivez le résultat, l’approbateur et la date dans la liste d’origine. L’historique des exécutions de flux n’est conservé que 30 jours : il ne remplace pas une trace métier.
Ne pas coder les approbateurs en dur. Stockez le manager ou le valideur dans une colonne, une liste de paramètres ou l’annuaire (action Office 365 Utilisateurs Obtenir le responsable (V2)). Un changement d’organisation ne doit pas imposer de modifier le flux.
Écrire des demandes autoportantes. Titre explicite, détails complets, lien vers l’élément : l’approbateur doit pouvoir décider sans ouvrir trois fenêtres.
Partager la propriété du flux. Ajoutez un copropriétaire. Un circuit de validation qui repose sur le compte d’une seule personne est fragile, sujet développé dans notre article sur la gouvernance de la Power Platform.
Tester tous les chemins. Approbation, rejet, expiration, approbateur absent : chaque branche doit être exécutée au moins une fois avant la mise en production.

Mettre en place vos premiers circuits

Les approbations font partie des automatisations les plus rentables : elles remplacent les validations par e-mail, perdues ou impossibles à retrouver. Pour concevoir des circuits fiables, avec expressions, gestion des erreurs et expiration, nos experts proposent la formation Power Automate — Automatiser ses processus. Si vous souhaitez relier ces circuits à une application de saisie, la formation Power Apps & Power Automate — Créer et automatiser couvre les deux briques.

Questions fréquentes

Faut-il une licence particulière pour les approbations ?

Le connecteur Approbations est un connecteur standard. Selon la documentation Microsoft, une licence donnant accès à Power Automate avec les connecteurs standard, y compris celles incluses dans Office 365, suffit pour créer des flux d’approbation. Faites confirmer votre situation par votre administrateur.

Peut-on approuver depuis un téléphone ?

Oui. L’approbateur peut répondre depuis Outlook ou Teams sur mobile, ainsi que depuis l’application mobile Power Automate. La décision est enregistrée de la même manière.

Peut-on assigner une approbation à un groupe ?

Oui, vous pouvez assigner une approbation à des utilisateurs, y compris des invités, et à des groupes Microsoft 365. Avec « Premier à répondre », n’importe quel membre peut traiter la demande.

Que se passe-t-il si l’approbateur ne répond jamais ?

Sans délai d’expiration configuré, l’approbation expire au bout de 30 jours, durée maximale d’une exécution. Fixez un délai plus court et prévoyez une action de relance ou d’escalade sur l’expiration.