Power Automate : envoyer un mail à chaque ajout dans SharePoint

Pour envoyer un e-mail automatiquement quand un élément est ajouté à une liste SharePoint, créez un flux de cloud automatisé dans Power Automate avec le déclencheur SharePoint « Lorsqu’un élément est créé », puis ajoutez l’action Office 365 Outlook « Envoyer un e-mail (V2) ». Vous remplissez le destinataire, l’objet et le corps avec le contenu dynamique de l’élément (titre, demandeur, date…), vous enregistrez, et chaque nouvel élément déclenche son message. Voici la méthode complète, avec les conditions, les pièces jointes et les erreurs que l’on rencontre le plus souvent.

Comment créer le flux pas à pas ?

Prenons un exemple concret : une liste SharePoint « Demandes d’intervention » dans laquelle les collaborateurs signalent un problème (colonnes Titre, Description, Priorité de type choix, Demandeur de type personne). À chaque nouvelle demande, le service technique doit recevoir un e-mail.

Ouvrez make.powerautomate.com, puis Créer → Flux de cloud automatisé.
Nommez le flux (par exemple « Notification – nouvelle demande d’intervention ») et recherchez le déclencheur « Lorsqu’un élément est créé » du connecteur SharePoint.
Renseignez l’Adresse du site (choisissez-la dans la liste déroulante) et le Nom de la liste.
Ajoutez une action, recherchez « Envoyer un e-mail (V2) » (connecteur Office 365 Outlook).
Remplissez les champs À, Sujet et Corps (détails ci-dessous).
Enregistrez, puis utilisez Tester → Manuellement et créez un élément dans la liste pour vérifier le résultat.

Le flux s’exécute avec la connexion de son créateur : l’e-mail part donc de votre boîte aux lettres. Nous verrons plus bas comment changer l’expéditeur.

Lorsqu’un élément est créé, ou créé ou modifié ?

Le connecteur SharePoint propose plusieurs déclencheurs proches :

Déclencheur	Se déclenche…	Usage typique
Lorsqu’un élément est créé	uniquement à la création	Notifier une nouvelle demande
Lorsqu’un élément est créé ou modifié	à la création et à chaque modification	Suivre un changement de statut
Lorsqu’un élément ou un fichier est modifié	à la modification seulement	Réagir à une mise à jour
Lorsqu’un fichier est créé (propriétés uniquement)	à l’ajout d’un document dans une bibliothèque	Prévenir qu’un document a été déposé

Pour notre besoin (« un mail quand un élément est ajouté »), le premier suffit. Attention au deuxième : il se déclenche à chaque modification, ce qui peut multiplier les e-mails.

Comment utiliser le contenu dynamique dans l’e-mail ?

Le contenu dynamique correspond aux valeurs de l’élément qui vient d’être créé. Cliquez dans un champ de l’action, puis sur l’icône d’éclair (ou tapez /) pour insérer une colonne.

Un exemple de paramétrage :

À : l’adresse du service technique, par exemple technique@votre-entreprise.fr. Plusieurs adresses se séparent par des points-virgules.
Sujet : Nouvelle demande : suivi du contenu dynamique Titre.
Corps : un court texte avec Description, Priorité Value, le nom du Demandeur et le Lien vers l’élément, pour ouvrir la demande en un clic.

Quelques expressions utiles (onglet Expression / fx) :

Adresse du demandeur (colonne personne) : triggerOutputs()?['body/Demandeur/Email']
Valeur d’une colonne choix : triggerOutputs()?['body/Priorite/Value']
Date de création au format français, à l’heure de Paris : convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/Created'], 'Romance Standard Time', 'dd/MM/yyyy HH:mm')

Le nom utilisé dans l’expression est le nom interne de la colonne, fixé à sa création. Une colonne créée sous le nom « Priorité » aura souvent un nom interne encodé (Priorit_x00e9_). D’où une bonne pratique : créez vos colonnes sans accent ni espace, puis renommez-les ensuite pour l’affichage.

Le champ Corps accepte le HTML : pour aller à la ligne, utilisez <br> si vous saisissez du code, ou simplement l’éditeur de texte enrichi de l’action.

Prévenir le demandeur en copie

Pour accuser réception, placez l’expression du demandeur dans Cc, ou ajoutez une seconde action « Envoyer un e-mail (V2) » dédiée. C’est l’une des automatisations Power Automate les plus utiles : chacun sait immédiatement que sa demande a été prise en compte.

Comment n’envoyer l’e-mail que sous condition ?

Deux méthodes, à choisir selon le besoin.

1. L’action Condition

Ajoutez une action Condition entre le déclencheur et l’envoi : Priorité Value est égal à Urgente. Placez « Envoyer un e-mail (V2) » dans la branche True. La branche False peut rester vide ou envoyer un message moins prioritaire.

Avec cette méthode, le flux s’exécute à chaque élément créé, même s’il ne fait rien. Vous voyez donc toutes les exécutions dans l’historique.

2. Les conditions de déclenchement

Plus économe : dans les Paramètres du déclencheur, ajoutez une condition de déclenchement. Le flux ne démarre que si elle est vraie :

@equals(triggerOutputs()?['body/Priorite/Value'], 'Urgente')

Aucune exécution inutile n’apparaît dans l’historique. En contrepartie, une condition mal écrite empêche silencieusement le flux de démarrer : testez-la soigneusement.

Comment joindre les pièces jointes de l’élément ?

C’est la question qui bloque le plus souvent. Le déclencheur ne transmet pas le contenu des pièces jointes : il faut les récupérer.

Après le déclencheur, ajoutez Initialiser la variable : nom PiecesJointes, type Tableau, valeur [].
Ajoutez l’action SharePoint Obtenir les pièces jointes, avec le site, la liste et l’ID de l’élément (contenu dynamique).
Ajoutez une boucle Appliquer à chacun sur la sortie body de cette action. Renommez-la BouclePJ.
Dans la boucle, ajoutez Obtenir le contenu de la pièce jointe (site, liste, ID de l’élément, et Identificateur de la pièce jointe). Renommez l’action ContenuPJ.
Toujours dans la boucle, ajoutez Ajouter à une variable de tableau sur PiecesJointes, avec cette valeur :

{
  "Name": "@{items('BouclePJ')?['DisplayName']}",
  "ContentBytes": "@{body('ContenuPJ')}"
}

Dans « Envoyer un e-mail (V2) », ouvrez les paramètres avancés, cliquez sur le bouton qui bascule le champ Pièces jointes en saisie d’un tableau entier, puis insérez la variable PiecesJointes.

Renommer les actions avant d’écrire les expressions évite les noms internes à rallonge et les erreurs de frappe. Gardez aussi en tête la limite de taille : un message envoyé par le connecteur Office 365 Outlook ne peut pas dépasser 49 Mo.

Quelles sont les erreurs fréquentes ?

Le flux ne se déclenche pas. Vérifiez qu’il est activé, que l’adresse du site et le nom de la liste pointent vers la bonne liste, et qu’aucune condition de déclenchement ne bloque. Le déclencheur n’est pas instantané : comptez un court délai entre la création et l’exécution.
L’e-mail part du mauvais compte. Il part du compte de la connexion. Pour un expéditeur générique, utilisez l’action « Envoyer un e-mail à partir d’une boîte aux lettres partagée (V2) », ou le champ À partir de (Envoyer en tant que), ce qui nécessite les autorisations Exchange correspondantes.
Des colonnes vides dans le message. Une colonne choix ou personne renvoie un objet : utilisez Priorité Value ou Demandeur Email, pas la colonne brute.
Une boucle infinie. Avec « Lorsqu’un élément est créé ou modifié », si le flux met à jour l’élément lui-même, il se redéclenche. Ajoutez une condition de déclenchement ou une colonne témoin.
Le flux s’arrête au départ d’un collègue. Un flux rattaché à un compte personnel dépend de ce compte. Ajoutez un copropriétaire et privilégiez des connexions de service, sujet que nous détaillons dans notre article sur la gouvernance de la Power Platform.

Aller plus loin

Une fois ce premier flux en place, l’étape suivante consiste souvent à faire valider la demande plutôt qu’à simplement la notifier : c’est l’objet de notre guide sur le circuit d’approbation dans Power Automate. Si vos utilisateurs saisissent les demandes dans une interface plus guidée qu’une liste, voyez aussi comment créer un formulaire Power Apps pour SharePoint.

Et si vos listes se multiplient sans véritable organisation, prenez le temps de bien structurer vos colonnes et vos types de contenu : c’est tout l’objet de la formation SharePoint — Structurer et gérer ses données. Pour maîtriser déclencheurs, conditions, boucles, expressions et gestion des erreurs sur des cas réels, nos experts animent la formation Power Automate — Automatiser ses processus, à distance ou en intra dans vos locaux.

Questions fréquentes

Faut-il une licence spécifique pour ce flux ?

Les connecteurs SharePoint et Office 365 Outlook sont des connecteurs standard. Dans la plupart des cas, la licence Microsoft 365 qui donne accès à Power Automate suffit. Vérifiez auprès de votre administrateur, car cela dépend de votre contrat.

Peut-on envoyer le mail à une personne différente selon l’élément ?

Oui. Mettez dans le champ À une colonne de type personne (par exemple Responsable Email), ou utilisez une condition ou une action Switch pour choisir le destinataire selon une valeur de la liste.

Le flux fonctionne-t-il pour une bibliothèque de documents ?

Pour une bibliothèque, utilisez plutôt le déclencheur « Lorsqu’un fichier est créé (propriétés uniquement) ». Pour joindre le document lui-même, ajoutez l’action Obtenir le contenu d’un fichier avec l’identificateur du fichier.

Comment tester sans envoyer de mails aux vrais destinataires ?

Pendant la mise au point, mettez votre propre adresse dans le champ À et utilisez une liste de test. Une fois le résultat validé, remplacez l’adresse par celle des destinataires réels.