Prompt Copilot : exemples concrets pour Outlook, Teams et Word

Un bon prompt Copilot contient quatre éléments, selon la méthode recommandée par Microsoft : un objectif (ce que vous voulez obtenir), un contexte (pourquoi, pour qui), une source (quel e-mail, fichier ou réunion utiliser) et des attentes (format, ton, longueur). Seul l’objectif est indispensable, mais plus vous ajoutez d’éléments, plus la réponse est utile. Voici la méthode, puis des exemples concrets pour chaque application Microsoft 365.

Précision de vocabulaire : Microsoft 365 Copilot est progressivement renommé Microsoft Copilot, et Copilot Chat suit le même mouvement. Les conseils ci-dessous valent pour les deux appellations.

Comment écrire un bon prompt Copilot ?

Les 4 éléments d’un prompt efficace

Élément	Question à se poser	Exemple
Objectif	Que doit produire Copilot ?	« Rédige un compte rendu… »
Contexte	Pourquoi, pour qui, dans quelle situation ?	« …destiné au comité de direction, qui n’a pas assisté à la réunion… »
Source	Sur quoi s’appuyer ?	« …à partir de la réunion de lundi sur le budget 2027… »
Attentes	Quel format, quel ton, quelle longueur ?	« …en 10 lignes maximum, avec les décisions et les actions en liste à puces. »

Assemblé, cela donne : « Rédige un compte rendu de la réunion de lundi sur le budget 2027, destiné au comité de direction qui n’y a pas assisté. 10 lignes maximum, avec les décisions et les actions en liste à puces. »

Désigner précisément la source avec « / »

Dans Copilot Chat, tapez / puis le début d’un nom pour insérer une référence à un fichier, une personne, une réunion ou un e-mail. C’est plus fiable que « le fichier dont je parlais hier » : Copilot travaille exactement sur le document choisi.

Itérer plutôt que tout dire d’un coup

Un prompt n’est pas un formulaire à remplir parfaitement du premier coup. Microsoft le rappelle : on relance presque toujours avec une seconde demande. « Plus court », « plus formel », « ajoute un tableau », « reformule pour un public non technique » : chaque relance affine le résultat.

Exemples de prompts Copilot par application

Prompts pour Outlook

« Résume ce fil d’e-mails en 5 points et indique les questions qui attendent encore une réponse de ma part. »
« Rédige une réponse polie à ce client : nous acceptons le report de livraison au 15, mais pas la remise demandée. Ton cordial et ferme, 6 lignes maximum. »
« Résume tous les e-mails de Sophie Martin des deux dernières semaines sur le projet Orion et liste les décisions prises. »

Le premier prompt est un réflexe à adopter au retour de congés : il fait gagner un temps considérable sur les longs fils de discussion.

Prompts pour Teams

Pendant une réunion : « Quelles sont les questions restées sans réponse jusqu’ici ? »
Après une réunion : « Liste les actions décidées, avec le responsable et l’échéance de chacune, sous forme de tableau. »
Dans une conversation : « Résume les échanges de ce canal depuis lundi et signale les points de désaccord. »

Ces usages en réunion supposent généralement que la réunion soit transcrite : vérifiez les règles de votre organisation et prévenez les participants.

Prompts pour Word

« Rédige une première version de procédure d’accueil des nouveaux arrivants, à partir de /Checklist onboarding. Public : managers de proximité. Structure en étapes numérotées. »
« Résume ce document en une page pour un lecteur qui n’a que 3 minutes. Conserve les chiffres clés. »
« Relis ce paragraphe et propose une version plus claire, sans jargon, en gardant le même sens. »

Prompts pour Excel

« Quelles sont les trois régions dont le chiffre d’affaires baisse le plus entre 2025 et 2026 ? »
« Ajoute une colonne qui calcule la marge en pourcentage à partir des colonnes Prix de vente et Coût. »
« Crée un graphique qui montre l’évolution mensuelle des ventes par catégorie. »

Structurer vos données sous forme de tableau, avec des en-têtes clairs, facilite nettement le travail de Copilot. Et contrôlez toujours une formule proposée sur quelques lignes avant de vous y fier. Pour des analyses récurrentes ou volumineuses, un outil dédié reste plus adapté : voyez notre article Se former à Power BI : par où commencer ?.

Prompts pour PowerPoint

« Crée une présentation de 8 diapositives à partir de /Rapport annuel 2026, pour une réunion avec les équipes commerciales. »
« Ajoute une diapositive de synthèse avec les trois messages clés. »
« Réécris les notes de l’orateur de cette diapositive pour une prise de parole de 2 minutes. »

Partir d’un document Word solide donne de bien meilleures présentations qu’un prompt vague du type « fais-moi une présentation sur notre stratégie ».

Les erreurs fréquentes avec les prompts Copilot

Rester trop vague. « Fais un résumé » produit un résumé générique. Précisez pour qui, dans quel but et sous quelle forme.
Oublier la source. Sans référence explicite, Copilot peut s’appuyer sur un autre document que celui que vous aviez en tête.
Tout demander en une fois. Un prompt de quinze consignes donne souvent un résultat moyen sur chacune. Découpez la tâche.
Ne pas relire. Microsoft le dit clairement : les réponses de l’IA générative ne sont pas garanties exactes à 100 %. Vérifiez les chiffres, les noms et les dates avant d’envoyer.
Abandonner après un premier essai décevant. La deuxième ou la troisième relance est souvent la bonne.
Ne pas capitaliser. Quand un prompt fonctionne, enregistrez-le et partagez-le avec votre équipe. Une bibliothèque de prompts métier vaut plus que n’importe quel tutoriel générique.

Copilot et confidentialité : ce qu’il faut savoir

La question revient dans toutes les entreprises. Voici ce que Microsoft indique dans sa documentation officielle sur Microsoft 365 Copilot :

Vos prompts ne servent pas à entraîner les modèles. Les prompts, les réponses et les données consultées via Microsoft Graph ne sont pas utilisés pour entraîner les grands modèles de langage.
Copilot respecte les autorisations existantes. Il ne montre à un utilisateur que les contenus qu’il peut déjà consulter. Revers de la médaille : un document partagé trop largement devient facile à retrouver. Le chantier des droits d’accès, notamment sur SharePoint, est donc un préalable (voir nos bonnes pratiques pour un intranet SharePoint).
Les données des utilisateurs européens restent dans la limite de données de l’UE (EU Data Boundary), avec des exceptions que Microsoft documente, notamment pour certains modèles tiers.
L’historique est conservé. Vos prompts et réponses sont stockés comme le reste de vos contenus Microsoft 365. Chaque utilisateur peut supprimer son historique, et les administrateurs peuvent appliquer des règles de conservation avec Microsoft Purview.
La recherche web envoie à Bing une requête générée à partir de votre prompt, pas vos documents. Votre administrateur peut désactiver cette option.

Ces garanties concernent la version professionnelle, utilisée avec un compte d’entreprise. Rappelez aux équipes de ne jamais coller de données sensibles dans un outil d’IA grand public, et de suivre la charte interne de l’entreprise.

Aller plus loin

Bien formuler ses demandes est la première compétence à acquérir. La suivante consiste à intégrer Copilot dans les processus de l’équipe, puis à créer des assistants spécialisés : c’est ce que nous détaillons dans Copilot Studio : créer un agent pas à pas. Pour une vision d’ensemble de l’adoption, lisez aussi Copilot et IA générative en entreprise : par où commencer ?.

Pour que vos équipes adoptent ces réflexes sur leurs propres tâches, notre formation IA générative & Copilot au travail alterne apports et exercices concrets dans Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint. Elle se déroule à distance ou en intra dans vos locaux.

Questions fréquentes

Faut-il écrire ses prompts en anglais ?

Non. Copilot comprend le français et répond en français. Écrivez dans la langue de vos documents et de vos destinataires. Précisez la langue de sortie si elle diffère, par exemple pour une traduction.

Quelle est la longueur idéale d’un prompt ?

Il n’y en a pas. Un prompt d’une phrase suffit pour une tâche simple. Pour une rédaction importante, trois à cinq phrases qui couvrent l’objectif, le contexte, la source et les attentes donnent de bien meilleurs résultats.

Pourquoi Copilot ne trouve-t-il pas un document ?

Soit vous n’y avez pas accès, soit il n’est pas stocké dans Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams). Référencez-le explicitement avec « / » pour lever l’ambiguïté. Un fichier tout juste ajouté peut aussi n’être disponible qu’après quelques minutes.

Copilot peut-il se tromper ?

Oui. L’IA générative peut produire une réponse fausse avec assurance. Considérez chaque réponse comme un brouillon à vérifier, surtout pour les chiffres, les noms et les engagements envoyés à l’extérieur.