Créer un intranet SharePoint : méthode et bonnes pratiques

Pour créer un intranet SharePoint, on assemble trois briques : des sites de communication pour diffuser l’information, des sites d’équipe pour collaborer, et des sites hub pour relier l’ensemble avec une navigation et une identité visuelle communes. Un site d’accueil sert de porte d’entrée. La technique se met en place rapidement. Ce qui fait la réussite d’un intranet, c’est l’architecture, la gouvernance des droits et l’adoption. Voici la méthode.

SharePoint, bien plus qu’un espace de stockage

On réduit souvent SharePoint à un endroit où ranger des fichiers, ou à une source de données pour Power Apps. C’est une vision trop étroite. SharePoint est à la fois :

• un intranet, avec des sites de communication, des pages et des actualités ;
• une GED (gestion électronique de documents), avec bibliothèques, métadonnées, versions et circuits de validation ;
• un socle de collaboration, intégré à Teams : chaque équipe Teams s’appuie sur un site SharePoint ;
• une plateforme extensible, grâce à SharePoint Framework (SPFx) pour développer des composants sur mesure.

Ses listes peuvent aussi alimenter des applications, mais c’est une brique distincte de Dataverse, comme nous l’expliquons dans SharePoint ou Dataverse : quelle base de données pour vos applications ?.

Site de communication ou site d’équipe : quelle différence ?

C’est la première décision, et la plus structurante.

	Site de communication	Site d’équipe
Objectif	Diffuser, informer, présenter un service	Collaborer, produire ensemble
Auteurs	Peu de rédacteurs, beaucoup de lecteurs	Tous les membres modifient le contenu
Lien avec Teams	Non connecté par défaut	Connecté à un groupe Microsoft 365 (et souvent à une équipe Teams)
Droits	Groupes SharePoint	Groupe Microsoft 365 + groupes SharePoint
Exemples	Page d’accueil RH, politique voyages, actualités de l’entreprise	Projet de déménagement, équipe comptable, comité de pilotage

La règle simple : si la majorité des visiteurs lisent sans modifier, c’est un site de communication. Le portail RH visible de tous est un site de communication. L’espace de travail de l’équipe RH, avec ses dossiers confidentiels, est un site d’équipe.

Comment structurer un intranet SharePoint ?

Un site par « unité de travail »

Microsoft recommande une architecture plate : un site distinct pour chaque service, projet ou thème, plutôt qu’une arborescence de sous-sites. Les sous-sites figent l’organisation dans les URL : à la prochaine réorganisation, tout casse. Ils restent pris en charge, mais ne sont plus l’approche recommandée.

Relier les sites avec des sites hub

Un site hub regroupe une famille de sites liés : par exemple un hub « Ressources humaines » qui relie les sites Recrutement, Formation, Paie et Avantages. Une fois associés au hub, les sites partagent :

• une navigation commune, affichée en haut de chaque site, jusqu’à trois niveaux ;
• un thème commun ;
• la remontée des actualités et du contenu vers le hub ;
• une étendue de recherche limitée à la famille de sites.

Trois points à connaître :

1. Un site ne peut être associé qu’à un seul hub. Vous pouvez en revanche ajouter un lien vers n’importe quel site dans la navigation du hub.
2. L’association à un hub ne modifie pas les autorisations du site. Le contenu remonté est filtré selon les droits de chacun.
3. Seuls les administrateurs SharePoint peuvent transformer un site en hub. L’organisation du hub revient ensuite à son propriétaire.

Définir le site d’accueil et la navigation globale

Le site d’accueil (home site) est la page d’entrée de votre intranet, généralement un site de communication. Il se désigne depuis le centre d’administration SharePoint. La navigation globale, affichée dans la barre d’application SharePoint, permet ensuite d’accéder aux grands hubs depuis n’importe quel site.

Construire une navigation que les gens comprennent

La navigation est l’endroit où les intranets échouent le plus souvent. Quelques principes :

• Partir des besoins, pas de l’organigramme. « Mes congés », « Notes de frais », « Outils informatiques » parlent davantage que « Direction des ressources humaines – Pôle administration ».
• Limiter le nombre d’entrées à chaque niveau. Au-delà d’une dizaine, personne ne lit.
• Tester avec de vrais utilisateurs : demandez à trois personnes de trouver un formulaire précis et observez-les.
• Utiliser le ciblage d’audience pour n’afficher certains liens qu’aux personnes concernées (managers, une filiale, un site géographique).
• Signaler les liens restreints : si un lien mène à un site privé, précisez-le pour éviter la frustration d’un accès refusé.

Pages et actualités : faire vivre l’intranet

Un intranet sans contenu frais est abandonné en quelques mois. SharePoint fournit les outils, à vous de définir l’organisation :

• Les actualités (news) se publient depuis n’importe quel site et remontent vers le hub auquel il est associé. Attention, elles remontent mais ne redescendent pas : une annonce destinée à tous se publie sur le hub ou le site d’accueil.
• Les pages utilisent des composants (web parts) : actualités, liens rapides, documents mis en avant, événements, contenu d’une liste.
• Un calendrier éditorial : qui publie quoi, à quel rythme. Un correspondant par service suffit souvent.
• Une charte de rédaction : titres explicites, images légères, date de mise à jour visible sur les pages de référence.

Pour automatiser certaines tâches, comme prévenir une équipe à chaque nouveau document ou lancer une validation avant publication, Power Automate se branche directement sur SharePoint : voyez nos automatisations Power Automate utiles.

Gouvernance des droits : le chantier à ne pas négliger

C’est le sujet le moins visible et le plus important, surtout depuis l’arrivée de Copilot. Copilot ne montre à un utilisateur que ce qu’il peut déjà consulter, mais il rend très facile à retrouver un document partagé trop largement. Un dossier « Salaires » ouvert par erreur à toute l’entreprise devient un vrai problème. Nous l’abordons aussi dans nos exemples de prompts Copilot.

Les bonnes pratiques :

1. Gérer les droits par groupe, jamais par personne. Chaque site dispose de trois groupes par défaut : Propriétaires, Membres, Visiteurs.
2. Éviter de casser l’héritage des autorisations dossier par dossier. Si un contenu a besoin de droits différents, il mérite souvent sa propre bibliothèque, voire son propre site.
3. Encadrer le partage externe au niveau du centre d’administration, puis site par site.
4. Nommer au moins deux propriétaires par site, pour éviter les sites orphelins au départ d’un collaborateur.
5. Revoir les accès régulièrement, en commençant par les sites sensibles (RH, finance, direction).

Réussir l’adoption de l’intranet

Un intranet techniquement parfait mais ignoré n’a aucune valeur. Pour favoriser l’adoption :

• Lancer avec du contenu utile dès le premier jour : les procédures les plus demandées, l’annuaire, les liens vers les outils du quotidien.
• S’appuyer sur des relais dans chaque service, formés et impliqués dans la conception.
• Rendre l’intranet incontournable : le formulaire de congés ou la note de service n’existent qu’à cet endroit.
• Suivre les statistiques d’usage des sites et des pages pour repérer ce qui est lu et ce qui ne l’est pas.
• Former les rédacteurs, pas seulement les lecteurs : ce sont eux qui feront vivre l’intranet.

Notre article Former ses équipes à Microsoft 365 détaille comment organiser cette montée en compétences.

Passer à la pratique

Architecture des sites, bibliothèques et métadonnées, droits d’accès : ces fondamentaux sont au cœur de notre formation SharePoint — Structurer et gérer ses données. Nos experts la dispensent à distance ou en intra dans vos locaux, en partant de vos sites existants.

Questions fréquentes

Faut-il un site hub pour un petit intranet ?

Pas forcément. Une petite organisation peut démarrer avec un site d’accueil et quelques sites de communication reliés par la navigation. Le hub devient utile dès qu’un domaine (RH, ventes, une filiale) regroupe plusieurs sites qui doivent partager navigation, actualités et recherche.

Peut-on transformer un site d’équipe en site de communication ?

Pas directement : ce sont deux modèles différents. En pratique, on crée un site de communication pour la partie diffusion, et on garde le site d’équipe pour le travail interne. C’est d’ailleurs la bonne séparation entre « ce que l’on publie » et « ce que l’on prépare ».

Peut-on personnaliser l’apparence d’un intranet SharePoint ?

Oui. Thèmes, logos, en-têtes et pieds de page se règlent sans développement. Pour des besoins spécifiques (composant métier, intégration à un outil interne), SharePoint Framework (SPFx) permet de développer des composants sur mesure.

Quelle différence entre SharePoint et OneDrive ?

OneDrive accueille les fichiers personnels de travail d’un collaborateur. SharePoint héberge les contenus partagés d’une équipe ou de l’organisation. Un document destiné à durer au-delà de son auteur doit vivre dans SharePoint.