SharePoint ou Dataverse : quelle base pour vos applications ?

Choisissez une liste SharePoint pour une application simple, aux données peu nombreuses et peu reliées, déjà ancrée dans un environnement documentaire ; choisissez Dataverse dès que vous avez besoin de relations entre plusieurs tables, d’une sécurité fine par rôle, de règles métier ou d’une solution appelée à grandir. SharePoint et Dataverse sont deux briques distinctes : SharePoint relève de Microsoft 365 et sert d’abord à collaborer et gérer des documents, Dataverse est la base de données de la Power Platform. Les deux peuvent stocker les données d’une application, mais pas avec les mêmes garanties.

C’est l’une des questions les plus fréquentes au démarrage d’un projet Power Platform. Voici comment trancher, critère par critère.

SharePoint et Dataverse : deux briques distinctes

Première clarification importante : SharePoint et Dataverse sont deux briques différentes, pas deux noms pour la même chose, ni deux niveaux d’un même produit.

SharePoint est bien plus qu’une base de données. C’est le socle collaboratif de Microsoft 365 :

l’intranet de l’entreprise, avec ses sites d’équipe et ses actualités ;
la gestion électronique de documents (GED) : bibliothèques, métadonnées, gestion des versions, coédition, archivage ;
les sites de communication, pour diffuser l’information à grande échelle ;
les listes, pour structurer des données simples ;
et une plateforme de développement, SharePoint Framework (SPFx), pour créer des composants sur mesure.

Ses listes peuvent servir de source de données à une application Power Apps ou à un flux Power Automate, mais ce n’est qu’un de ses usages. Pour l’intranet, lisez SharePoint intranet : les bonnes pratiques.

Dataverse est une base de données pensée pour les applications d’entreprise : tables structurées, relations robustes, règles métier, sécurité fine par rôle, audit des modifications. C’est le socle des applications pilotées par modèle, de Power Pages, et des scénarios exigeants. Pour situer chaque brique dans l’ensemble, voir Qu’est-ce que la Power Platform ?.

Quelle différence entre SharePoint et Dataverse ?

Critère	Liste SharePoint	Dataverse
Vocation première	Collaboration, documents, intranet	Données d’applications métier
Licence pour Power Apps	Incluse dans la plupart des abonnements Microsoft 365 (connecteur standard)	Licence Power Apps ou Power Automate dédiée (premium)
Relations entre tables	Colonnes de recherche, limitées	Relations un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs natives
Volumes	Jusqu’à 30 millions d’éléments, mais seuil d’affichage de 5 000 éléments à gérer	Conçu pour des volumes importants
Sécurité	Autorisations par site, liste ou élément	Rôles de sécurité, unités commerciales, sécurité au niveau des colonnes
Règles métier	Validation de colonnes, logique dans l’application	Règles métier, colonnes calculées et de cumul, logique côté serveur
Types d’applications	Applications canevas	Applications canevas, pilotées par modèle, Power Pages
Gestion du cycle de vie	Limitée	Solutions, environnements de développement, test, production
Documents	Point fort : GED native	Possible, souvent couplé à SharePoint

Quand choisir SharePoint ?

Une liste SharePoint est un très bon choix quand :

vos données sont simples et peu reliées : une liste de demandes, un registre, un suivi d’actions ;
elles vivent déjà dans un écosystème documentaire : les demandes s’accompagnent de pièces jointes, les utilisateurs travaillent déjà sur le site ;
le projet est léger et rapide, sans exigence forte de sécurité granulaire ;
le budget de licences est un critère : les listes SharePoint s’utilisent avec le connecteur standard, inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365.

Exemple typique : une équipe qualité qui suit ses non-conformités dans une liste, avec un formulaire Power Apps personnalisé et un flux de notification. Voir Personnaliser un formulaire SharePoint avec Power Apps.

Les limites de SharePoint à connaître

Le seuil d’affichage de 5 000 éléments : une liste peut contenir jusqu’à 30 millions d’éléments, mais une requête ne peut pas traiter plus de 5 000 éléments à la fois sans colonnes indexées et vues filtrées. Ce seuil n’est pas modifiable dans SharePoint Online.
La délégation dans Power Apps : certaines fonctions ne sont pas délégables à SharePoint. Elles ne traitent alors que les 500 premiers éléments (2 000 au maximum), avec un risque de résultats incomplets. Nous détaillons ce point dans Délégation Power Apps : comprendre et éviter le piège.
Des relations rudimentaires : les colonnes de recherche dépannent, mais un modèle à cinq ou six tables reliées devient vite difficile à maintenir.
Une sécurité peu adaptée aux données métier : multiplier les autorisations au niveau des éléments alourdit la gestion et les performances.

Quand choisir Dataverse ?

Dataverse s’impose quand :

vous gérez des volumes importants ou des relations complexes entre entités : clients, contrats, interventions, équipements ;
vous avez besoin d’une sécurité par rôle fine : un technicien ne voit que ses interventions, un responsable celles de son équipe, la direction tout ;
vous visez des applications pilotées par modèle, un portail Power Pages ou une solution amenée à grandir ;
vous voulez des règles métier, un historique des modifications et une gouvernance solide, avec des environnements séparés pour développer, tester et mettre en production.

Exemple typique : la gestion des interventions d’un service technique multisite, avec des tables reliées, des droits différents selon les profils et un suivi d’activité.

Notez aussi Dataverse pour Teams, une version allégée incluse dans certains abonnements Microsoft 365, qui permet de créer des applications directement dans Teams. Pratique pour démarrer, mais limitée à ce contexte.

Comment choisir en 4 questions ?

Vos données comptent-elles plusieurs tables reliées entre elles ? Oui → Dataverse.
Avez-vous besoin de droits différents selon les profils, au-delà de « peut lire / peut modifier » ? Oui → Dataverse.
Le volume dépassera-t-il quelques milliers d’éléments, avec des recherches et des filtres variés ? Oui → Dataverse, ou SharePoint conçu avec soin (colonnes indexées, formules délégables).
Le projet est-il simple, centré sur des documents, avec un budget de licences contraint ? Oui → SharePoint.

Si vous répondez « oui » aux trois premières questions, la migration vers Dataverse arrivera de toute façon : autant partir sur la bonne base.

Peut-on combiner SharePoint et Dataverse ?

Oui, et c’est souvent la meilleure architecture. Les données structurées (clients, dossiers, statuts) vivent dans Dataverse, tandis que les documents (contrats, rapports, photos) restent dans des bibliothèques SharePoint, qui excellent dans la gestion documentaire. Dataverse propose d’ailleurs une intégration native avec SharePoint pour la gestion des documents des applications pilotées par modèle.

Le mot de la fin

SharePoint pour collaborer, publier et gérer des documents ; Dataverse pour bâtir des applications d’entreprise structurées.

Beaucoup de solutions combinent les deux. Pour maîtriser SharePoint comme socle, de l’organisation des sites aux listes et bibliothèques, voyez SharePoint — Structurer et gérer ses données. Pour aller vers Dataverse, les applications pilotées par modèle et les bonnes pratiques de performance, voyez Power Apps — Perfectionnement. Un doute sur l’architecture de votre projet ? Contactez-nous.

Questions fréquentes

SharePoint est-il une base de données ?

Pas au sens strict. SharePoint est la plateforme de collaboration de Microsoft 365 : intranet, GED, sites de communication. Ses listes peuvent stocker des données structurées et alimenter des applications, mais elles n’offrent ni les relations, ni la sécurité, ni les règles métier d’une véritable base de données comme Dataverse.

Dataverse est-il inclus dans Microsoft 365 ?

Pas dans sa version complète. Utiliser Dataverse avec Power Apps ou Power Automate demande une licence dédiée. Certains abonnements Microsoft 365 incluent Dataverse pour Teams, une version allégée réservée aux applications créées dans Teams.

Peut-on migrer une application de SharePoint vers Dataverse ?

Oui, mais ce n’est pas un simple changement de source. Il faut recréer les tables et leurs relations, migrer les données, puis adapter les formules de l’application, car les noms de colonnes et certains types diffèrent. Plus l’application est complexe, plus il est rentable de choisir Dataverse dès le départ.

Combien d’éléments une liste SharePoint peut-elle contenir ?

Une liste SharePoint peut contenir jusqu’à 30 millions d’éléments. La contrainte pratique est ailleurs : le seuil d’affichage de 5 000 éléments par requête, à contourner avec des colonnes indexées et des vues filtrées, et la délégation côté Power Apps.